7 Errori di comunicazione che le aziende commettono (parte 1)

Se sei il proprietario o lavori in un’azienda, sai bene quanto la comunicazione sia un elemento strategico per il successo di un business. Eppure anche le realtà più strutturate spesso cadono in errori di comunicazione che possono comprometterne la reputazione.

In questo articolo analizzeremo i 7 errori più comuni che ogni impresa dovrebbe evitare e vedremo come correggerli per rafforzare la propria immagine aziendale.

1. Mancanza di coerenza nei messaggi: il primo nemico della tua identità

La tua azienda comunica in modo diverso sui social, sul sito web, nelle email o nelle presentazioni commerciali? Attenzione perchè rischi di creare confusione verso il tuo brand. 

Può sembrare un dettaglio trascurabile, ma quante imprese mantengono davvero una coerenza reale della propria identità? Un messaggio confuso comunica disorganizzazione e indebolisce la propria immagine e credibilità.

Cosa fare:
Definisci chiaramente i valori, la missione e il tono di voce della tua azienda e assicurati che ogni comunicazione rifletta questi elementi, indipendentemente dal canale. Creare un manuale di comunicazione interna può essere un ottimo strumento per mantenere la coerenza.

2. Non conoscere il proprio target: perché parlare a tutti significa non parlare a nessuno

La tua azienda deve parlare a persone specifiche: clienti ideali, partner strategici, dipendenti. Comunicare in modo generico significa perdere occasioni di engagement e vendite. Se non conosci chi vuoi raggiungere, rischi di sprecare tempo e risorse.

Cosa fare:
Investi tempo per definire il profilo del tuo cliente ideale (buyer persona). Adatta i messaggi, i contenuti e i canali in base alle sue esigenze, aspettative e linguaggi. Solo così potrai comunicare in modo efficace e persuasivo.

3. Tono di voce sbagliato: né troppo formale, né troppo amichevole

Molti business cadono nell’errore di utilizzare un linguaggio troppo  tecnico e formale, che rischia di creare distanza con il pubblico. Al contrario, un tono troppo informale può compromettere la tua credibilità. Per comunicare in modo efficace è fondamentale che il tono di voce sia coerente con la personalità del tuo brand e con le aspettative del tuo pubblico di riferimento.

Cosa fare:
Analizza la tua audience e scegli un tono che unisca professionalità e umanità: un linguaggio chiaro, competente, ma mai freddo o impersonale.

Esempio concreto:
Immagina un’azienda che offre servizi di consulenza fiscale.

Ecco come NON comunicare:
"La nostra mission è fornire assistenza nella redazione dei modelli dichiarativi attraverso l’analisi della normativa vigente, con particolare attenzione agli adempimenti previsti dal D.Lgs. 241/1997."

Questo testo è corretto, ma risulta freddo, tecnico e poco accessibile. Ecco invece una versione con un tono professionale ma umano:

"Ti aiutiamo a gestire la dichiarazione dei redditi in modo semplice e sicuro, rispettando tutte le normative fiscali in vigore. Ci occupiamo noi degli aspetti tecnici, così tu puoi concentrarti sul tuo lavoro con serenità."

Questa seconda versione comunica competenza ma è più vicina al cliente, più chiara e rassicurante.
 

4. Comunicazione interna inefficace: quando la tua azienda parla lingue diverse

Un’altra trappola comune è la scarsa comunicazione interna. Se i tuoi collaboratori non ricevono informazioni chiare e tempestive, la produttività e il morale ne risentono. Inoltre, la mancanza di allineamento può riflettersi anche sulla comunicazione esterna.

Cosa fare:
Implementa strumenti e processi che facilitino lo scambio di informazioni tra le persone e i diversi reparti. Riunioni regolari, strumenti e tecnologia sono alleati fondamentali per mantenere tutti aggiornati e motivati.

Esempio concreto:
Immagina un’azienda che sta lanciando un nuovo prodotto. Il reparto marketing ha pianificato una campagna pubblicitaria, ma il team vendite non è stato aggiornato sulle caratteristiche del prodotto né sulla data di lancio. Risultato: i clienti fanno domande a cui i commerciali non sanno rispondere, generando confusione e perdendo opportunità.

Come risolvere:
L’azienda introduce una piattaforma condivisa (come Notion, Teams o Slack) dove ogni reparto può accedere a informazioni aggiornate sui progetti in corso. Viene inoltre organizzata una breve riunione settimanale interfunzionale per garantire che tutti i team siano allineati su novità, obiettivi e messaggi chiave.

5. Ignorare il feedback di clienti e dipendenti: quando non sentire equivale a non crescere

La tua azienda ha bisogno di ascoltare davvero cosa dicono clienti e dipendenti. Ignorare il loro feedback significa perdere opportunità di miglioramento e di costruzione di relazioni solide e durature.

Cosa fare:
Crea canali di ascolto attivi: sondaggi, recensioni, incontri di confronto. Valorizza le critiche costruttive e usa i suggerimenti per affinare prodotti, servizi e migliorare il clima aziendale.
 

6. Mancanza di trasparenza: quando tacere peggiora le cose

Nascondere problemi o minimizzare le difficoltà può danneggiare irreparabilmente la tua reputazione. La trasparenza, anche nelle situazioni più complesse, costruisce fiducia e rafforza i rapporti con clienti e stakeholder.

Cosa fare:
Comunica con onestà e chiarezza, anche quando devi affrontare notizie difficili. Spiega le azioni che stai intraprendendo per risolvere i problemi e dimostra responsabilità e impegno.

Esempio concreto:
Un’azienda tech rilascia un aggiornamento software che causa malfunzionamenti a molti utenti. Invece di ignorare il problema o liquidarlo con un messaggio generico come “Stiamo indagando”, l’azienda invia una comunicazione chiara:

"Siamo consapevoli che l’aggiornamento rilasciato il 15 giugno ha causato problemi di compatibilità su alcuni dispositivi. Ci scusiamo per il disagio. Il nostro team tecnico sta lavorando per rilasciare una correzione entro le prossime 48 ore. Vi terremo aggiornati su ogni sviluppo. Grazie per la pazienza e la fiducia."

Questo tipo di comunicazione trasmette trasparenza, competenza e cura del cliente, rafforzando il legame anche in un momento critico.

7. Sovraccarico di informazioni: quando il troppo storpia

In un’epoca di sovraccarico informativo, bombardare le persone di dati, messaggi e comunicazioni può provocare l’effetto opposto: distrazione e disinteresse. Devi imparare ad essere sintetico e chiaro.

Cosa fare:
Seleziona con cura i contenuti da comunicare, focalizzandoti su pochi messaggi chiave. Usa un linguaggio semplice, diretto e orientato al valore per il cliente.

Realizza il tuo piano di comunicazione su misura

Per evitare tutti questi errori, è importante lavorare su un piano strategico. Scopri alcuni dei passaggi fondamentali per realizzarlo.
 

• Analisi preliminare: studia la comunicazione attuale della tua azienda, il profilo dei tuoi clienti ideali e la concorrenza.
• Definizione degli obiettivi: quali risultati vuoi ottenere? Aumentare la notorietà, migliorare la reputazione, incrementare le vendite o coinvolgere i dipendenti?
• Strategia di comunicazione: definisci il messaggio chiave, il tono di voce e i canali più efficaci per raggiungere i tuoi clienti.
• Implementazione e formazione: crea contenuti di qualità e forma il tuo team per una gestione efficace della comunicazione.
• Monitoraggio e ottimizzazione: misura i risultati attraverso indicatori specifici e adatta il piano in base ai dati e al feedback.

Ricorda: una comunicazione chiara, coerente e strategica è un investimento prezioso per il successo e la crescita del tuo business.